Yritys ja erehdys -metodi on liian kallis opastuksessa

Uuden työntekijän opastaminen työhön on prosessi, joka liittyy oleellisesti työhön perehdyttämiseen. Työnopastuksessa mennään kuitenkin itse asiaan, sorvin ääreen, työn tekemiseen.

Esiin nousee muutama tärkeä kysymys. Ensimmäinen niistä on:  mikä on  työnopastuksen merkitys ja tavoite. Toiseksi:  kuka tarvitsee työnopastusta.  Kolmanneksi: kenen vastuulla opastus on. 

Jo ennen työhön opastusta työntekijällä pitäisi olla selvä kuva tehtävästään ja merkityksestään yrityksessä tai muussa työyhteisössä. Hänen olisi jo ennen opastusta tiedettävä, mitkä ovat yrityksen arvot, toimintaperiaatteet ja merkitys markkinoilla.  

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Opastus on koko ketjun asia

Uuden työntekijän työnopastus on aina koko työyhteisön kannalta erittäin tärkeä tapahtuma. Jos yksi osa ketjussa ei toimi oikein, niin ketjuun tulee toimintahäiriöitä tai pahimmassa tapauksessa se katkeaa. 

Kun työnopastusohjeissa todetaan, että ”tehokkaasti ja hyvin hoidettu työnopastus luo turvallisuuden tunnetta, joka osaltaan vaikuttaa työmotivaatioon ja työviihtyvyyteen”, niin se ei koske ainoastaan opastettavaa, vaan koko työyhteisöä.

Niinpä yksi hyvin tärkeä mutta usein unohtuva seikka on se, että uusi työntekijä tutustutetaan, tai hän voi kunnolla tutustua, työtovereihinsa ja muuhun henkilöstöön. Yksin jättämisestä on yleensä huonot seuraukset.

Työnopastuksen tavoite ja tarkoitus on tietenkin se, että uusi työntekijä pystyy mahdollisimman nopeasti itsenäiseen työhön, ja näin koko ketjun työ helpottuu. Yksin ilman opastusta jäävä työntekijä on jarru, josta kaikki kärsivät.

Osa laajaa kokonaisuutta

Kun uusi työntekijä pystyy hahmottamaan oman tehtävänsä ja merkityksensä koko yrityksen ja tuotannon osana, ollaan työnopastuksessa päästy pitkälle.  Tällöin työntekijä tietää, mikä hänen tehtävänsä on, ja miten organisaation tuottama hyvä lopputulos syntyy.

Tähän pääseminen asettaa tietenkin vaatimuksia työnopastajalle, kuka hän sitten yrityksessä onkin. Pk-yrityksissä opastajana toimii usein yrittäjä itse tai sitten uuden työntekijän kokenut työtoveri.

Suuremmissa yrityksissä ja julkishallinnon yksiköissä työnopastuksesta vastaavat usein  erityisesti tähän tehtävään koulutuksen saaneet työntekijät. Työnopastajille on tarjolla 1–2 päivän kestäviä kurssituksia, mutta pk-yrityksistä sellaisille osallistuminen on työvoiman vähyyden vuoksi harvinaista.

Ongelmia opastuksessa

Hyvin usein työnopetus tapahtuu vertaisopetuksena, kokeneen työntekijän avustuksella. Menetelmä on hyvä, mutta siinä piilee myös vaaransa. Kokenutkin työntekijä antaa tulokkaalle ainoastaan oman näkemyksensä ja kokemuksensa työn suorittamisesta. Näin myös virheet saattavat siirtyä osaksi uuden työntekijän toimintaa.

Työnopastuksen ongelmatilanteeksi muodostuu usein myös se, että tehtävään on pikaisesti saatava uusi tekijä entisen lähdettyä. Pienessä työyhteisössä tilanne voi olla opastuksen kannalta lähes katastrofaalinen. Vertaisopastajaa ei kerta kaikkiaan ole. 

Perehdyttäminen ja työnopastus vie aikaa, mutta jonkun se on tehtävä, muuten saattaa kulua moninkertainen aika virheiden paikkaamiseen. Vain työnsä osaava, työhönsä motivoitunut ja työnopastuksesta kiinnostunut opastaja voi luoda uudelle työntekijälle oppimiselle suotuisan ilmapiirin.

Turvallisuutta työnopastuksella

Työnopastuksella on myös työturvallisuuden kannalta suuri merkitys. Tämän vuoksi työhön opastamista ei pidä rajoittaa ainoastaan uusiin työntekijöihin. Kun otetaan käyttöön uusia laitteita, työmenetelmiä, tai työntekijä siirtyy työyhteisön sisällä uusiin tehtäviin, on opastus paikallaan.

Työpaikoilla, joilla käsitellään kemikaaleja, käytetään erilaisia koneita ja laitteita, työnopastuksen on oltava jatkuvaa toimintaa vaaratilanteiden, tapaturmien ja onnettomuuksien ennalta ehkäisemiseksi.

Työnopastajalla olisi hyvä olla riittävästi myös niin sanottua psykologista silmää, jotta hän tunnistaisi opastettavan vastaanottokyvyn ja kenties omista näkemyksistään poikkeavat oppimistottumukset. Tämä korostuu erityisesti nuorten uraansa aloittelevien työntekijöiden ja toisista kulttuureista tulevien työntekijöiden kohdalla.

Ihanteet ja huiput 

Ihanteellisessa tapauksessa työpaikalla pystytään jo ennakkoon valmistautumaan ottamaan opastettava vastaan. Huipputapauksissa yrityksellä on olemassa jopa työnopastusohjelma.

Realistinen lähtökohta kuitenkin on, että varsinkin pienissä työyhteisöissä ei olla enempää ihanteellisessa  tilassa kuin huippujakaan. Alan asiantuntija-arvioihin tukeutuen voi sanoa, että suurissa yrityksissä asiat ovat kouluarvosanalla arvioiden yhdeksän kieppeillä, mutta pienissä liikutaan 4–5 tienoilla.

Opastusta ja apua työnopastukseen löytyy runsaasti tietysti netistä, jos ei muualta. 

Useiden neuvojen perusaineistona on ns. viiden askeleen menetelmä. Sitä seuraamalla ja soveltamalla vierähtää harteilta moni työnopastuksen kulmakivi. Askeleet ovat lyhyesti seuraavat: 

1. Aiheen ja oppimistavoitteiden selvittäminen ja lähtötason arviointi. 
2. Kokonaiskuvan antaminen tehtävästä, ohjeista ja nyrkkisäännöistä.
3. Ajatusten keskittäminen työtehtävään mielikuvaharjoittelun avulla.
4. Taidon kokeilu ja harjoitteleminen.
5. Oppimisen varmistaminen ja itsenäisen työskentelyn valmiudet.

Lähin esimies on vastuussa

Työnopastuksen suunnittelu, toteuttaminen ja valvonta ovat yleensä lähimmän esimiehen vastuulla. Usein hän kuitenkin delegoi tehtävän jo aiemmin mainituille koulutetuille työnopastajille tai sitten sopivaksi katsomalleen ammattinsa osaavalle henkilölle.

Työnopastajan on ehdottomasti hallittava oma ammattitaitonsa ja oltava myös motivoitunut opastukseen. Hänen on myös oltava myötämielinen tehtävää ja opastettavaa kohtaan. Vastentahtoisesta opastajasta on enemmän haittaa kuin hyötyä.

Opastuksessa tarvitaan kärsivällisyyttä, ymmärrystä, oikeudenmukaisuutta ja luottamusta, joten ihan kuka tahansa ei tehtävään sovi. Oikean opastajan valinta on hyvän esimiehen vastuulla.

Tärkeät kysymykset kysyttävä

Vaikka työnopastuksessa ei työpaikalla mentäisikään kirjain kirjaimelta minkään oppien mukaisesti, tehtävän suorittajaa varmasti auttaa, jos hän esittää itselleen muutamia kysymyksiä ja myös vastaa niihin.

Kysymyssanoja ovat ketä, miksi, mitä ja miten. Ketä opastan, miksi, mitä ja miten häntä opastan?

Opastettaessa selviää samalla millainen opastettava on, ja mitä hän tietää tehtävästä ennakkoon. Kun nämä asiat on selvitetty, päästäänkin varsinaiseen opastukseen.

Ja mikä tärkeää, lopulta päästään työnopastuksen tulosten arviointiin. Se on hyvä tehdä yhdessä opastetun, opastajan ja esimiehen kesken. 

Loppu hyvin, kaikki hyvin!

Katso lisää